SECCION EDUCATIVA

Gestores de Referencias Bibliográficas: Grandes Aliados

Introducción

En el desarrollo del trabajo científico, el investigador habitualmente se ve obligado a gestionar una gran cantidad de material informativo de diversos tipos. Este material documental normalmente tiende a crecer de forma incontrolada, de modo que el uso de métodos manuales para gestionar toda esta información se hace ineficiente.

Tradicionalmente, los investigadores han recurrido a diversas herramientas informáticas, principalmente gestores de bases de datos de propósito general, para almacenar y gestionar esta información, aunque en los últimos tiempos han aparecido nuevos programas especializados diseñados específicamente para esta tarea: los gestores bibliográficos personales.

Podríamos definir los gestores de referencias bibliográficas como aplicaciones destinadas a manejar bases de datos de referencias bibliográficas obtenidas a partir de distintas fuentes (Medline, Mla, EconLit, LISA, catálogos,...) capaces de crear, mantener, organizar y dar forma a referencias bibliográficas de acuerdo con diferentes estilos de citación (Vancouver, Ansi... ).

Panorama general

En la actualidad existe una gran variedad de estos productos, siendo uno de los más reconocidos el software de Thomson llamado Procite. Una aplicación con la que podremos importar registros directamente desde bases de datos como la de Web of Knowledge , obteniendo bases de datos personales, pudiendo usar estas referencias para nuestros artículos.

Producido por ISI ResearchSoft!, ProCite se adapta al trabajo más exigente del investigador, ya que dispone de una amplia variedad de formatos de entrada y salida, esta característica, junto a la facilidad de uso, hace del mismo uno de los programas de gestión de bases de datos más populares. ProCite es de gran efectividad para la gestión de las referencias bibliográficas con las que trabaja el investigador, ya que pueden importarse directamente desde el procesador de texto, tanto para insertar citas en el texto, como para elaborar una bibliografía al final del mismo. También es adecuada para mantener una base de datos de referencias bibliográficas en línea o editarla en CD-ROM.

La gestión y análisis de los resultados de las búsquedas realizadas en las bases de datos bibliográficas posibilitan la organización de la información y el descubrimiento de sus patrones de comportamiento. Procite es precisamente un instrumento reconocido por su utilidad en este sentido.

Este tipo de aplicaciones son ideales para desterrar pesados trabajos como el de reescribir largas listas de referencias bibliográficas. Si a esto le sumamos que las principales revistas biomédicas han adoptado un formato estandarizado de escribir y citar en el texto las referencias bibliográficas, lo que más tarde se llamó el estilo Vancouver, tenemos en los gestores de referencias bibliográficos, unos grandes aliados. Dentro del mercado encontramos también la aplicación EndNote con una larga trayectoria. El programa está diseñado para PC bajo MS-DOS, Windows o Macintosh y cuenta con ventajas tales como la posibilidad de integrarse con la norma Z30.50.

Con estas aplicaciones podremos manejar bases de datos de referencias bibliográficas, teniendo a nuestra disposición versatilidad en los formatos de salida, de acuerdo con diferentes estilos de citación y la posibilidad de incluir las referencias en textos de artículos científicos.

Funcionalidades

Destacamos algunas de las posibilidades que nos ofrecen estas aplicaciones, no son todas pero si algunas de las más relevantes;

• Enlace a páginas web de Internet o a archivos PubMed. Permiten realizar búsquedas en Internet o en Pubmed desde su propio entorno.

• Enlace a ficheros que cumplan la normativa OLE en Windows, como son los programas de estructura química y gráficos. Posibilitan descargar ficheros y copiarlos en otras ubicaciones.

• Edición de referencias, busca/reemplaza, reemplaza/corta y funciones de movimiento.

• Creación de grupos de referencias para identificar un subconjunto específico de una base de datos.

• Búsqueda en base de datos personal con operadores relacionales y combinaciones lógicas.

• Visión preliminar e impresión de bibliografías con formato específico, o salva como un documento de MS WORD, Corel, WordPerfect , HTML, o ficheros de texto.

• Creación instantánea de índices de sujetos y bibliografía. Incluso, permiten la selección de términos específicos en un campo.

• Personalización del manejo de duplicados durante el procesamiento de la información.

• Importación de ficheros de texto a partir de fuentes electrónicas. Con cierta función para usar Biblio-Link, posibilita realizar referencias sin necesidad de reescribir la información.

• Importación de libreros de registros, delimitados por comas y tabuladores.

• Recuento de ocurrencias en los campos indizados, o la posibilidad de personalizar los filtros de importación

Podemos introducir datos...

De forma manual gracias a estructuras predefinidas que representan los diferentes tipos de publicaciones: artículos de revista, mapas, libros, capítulos de libros, informes, etc. Cada uno de ellos tiene campos comunes como autores, año, fuente, resumen, palabras clave, junto a campos específicos del tipo de publicación. En dichos campos podemos almacenar una considerable cantidad de caracteres, teniendo en cuenta que estamos en una base de datos bibliográfica y no documental.

Además disponemos de "diccionarios" de autores, palabras clave y nombres de revistas, a las que se puede acceder durante la entrada de datos. Esto acelera la entrada manual, evita errores y permite conocer previamente si estos términos se encuentran en nuestra base de datos.

Podemos importar registros...

Una de las características más apreciadas de este tipo de programas es la capacidad de importar registros descargados de las principales bases de datos bibliográficas online o en CD-ROM. Si no se encuentra el formato de una base de datos de la que deseemos importar, o bien éste ha cambiado, tenemos la posibilidad de modificar los existentes o crear un nuevo filtro. En otros casos se facilitan módulos de importación bajo demanda por parte de la empresa creadora del programa.

Casi todas estas aplicaciones permiten importar y exportar bases de datos con campos y registros delimitados por marcas -como comas o retornos de carro-, con lo cual se pueden traspasar los datos entre uno y otro a través de pasos intermedios no siempre fáciles y llevarlos a cabo con éxito.

Al igual que desde la entrada de datos, estos programas pueden, durante el proceso de importación, detectar la presencia de registros duplicados, y algunos permiten la edición de los registros durante este proceso. Los gestores bibliográficos suelen contener excelentes módulos de captura de registros bibliográficos fáciles de usar, perfectamente integrados y que contienen la mayor parte de los servicios en CD-ROM y online.

Nos ponemos a buscar...

Y nos encontramos con que una vez creada la base de datos con nuestras referencias, y desde la perspectiva de organización de un archivo personal o de una pequeña biblioteca, obtenemos una gran capacidad de búsqueda y rapidez.

Las búsquedas se suelen realizar en campos determinados, aunque también existe la posibilidad de buscar en toda la base de datos, y pueden ser asistidas mediante formularios o pantallas preconfiguradas. Es posible acceder a la lista de términos de los campos indizados y construir búsquedas complejas en varios campos o combinando términos con los operadores booleanos clásicos.

Podemos utilizar operadores relacionales, truncamientos, comodines, están disponibles en algunos de estos programas, así como la posibilidad de acotar las búsquedas o la de guardar la estrategia para su uso posterior.

Los productos estrella son... las bibliografías

Dentro del ámbito científico, la posibilidad de originar listas de referencias a partir de bases de datos personales, es algo fundamental más si las podemos adecuar a los diferentes estilos de citación que utilizan las revistas o los diversos campos científicos.

Los gestores de referencias bibliográficas permiten crear bibliografías o introducir listas de referencias dentro de un manuscrito de forma automática, la cantidad de estilos de citación soportados varían desde los más comunes, como el estilo Vancouver, Harvard, MLA, Turabian o Chicago, hasta programas que incluyen más de cien estilos clasificados según la revista que lo recomienda. Con las referencias en nuestro poder podemos generar listas en el estilo de citación seleccionado. Dichas listas pueden ser enviadas a la impresora, a pantalla o a un archivo de texto en formato ascii o de los procesadores de texto más habituales.

La proliferación de programas de estas características y la competencia entre los principales hace que podamos disponer de otras funciones adicionales como puede ser la edición global de registros o la clasificación de los registros para su visualización o impresión de acuerdo con diferentes criterios o campos; crear nuevas bases de datos a partir de una búsqueda; cambiar la estructura de los registros etc.

Conclusiones

En este breve paseo por el mercado de los gestores de referencias bibliográficas, nos hemos quedado con unas ideas básicas.

Son programas que permiten:

• Integrar y organizar referencias bibliográficas obtenidas de diferentes fuentes (catálogos, bases de datos, Internet, etc.) en su propia base de datos.

 • Crear bibliografías y listas de lecturas recomendadas en un formato normalizado.

• Desarrollar de forma automática la lista de referencias bibliográficas de los documentos citados y las notas a pie de página al final de su documento de trabajo.

Referencias bibliográficas: 

• "Les assistants bibliographiques EndNote, ProCite et Reference Manager ". Université of Montreal, 2004. http://www.theses.umontreal.ca/formation/lgb-docto-H2006.ppt

• "EndNote X: La nueva versión del programa de gestión de bases de datos bibliográficas ya disponible". softwarecientifico.com, 2005. http://www.softwarecientifico.com

• "Importar referencias bibliográficas desde las bases de datos de Ebscohost a EndNote/Procite". Universidad Nacional de Educación a Distancia, 2005. http://biblioteca.uned.es/lenya/bibliuned/live/docpdf/gestorebscobis.pdf

• "Importar registros directamente desde las bases de datos de Web of Knowledge a un gestor de bibliografías.". Universidad Nacional de Educación a Distancia, 2005. http://biblioteca.uned.es/lenya/bibliuned/live/docpdf/gestorwebofknowledge.pdf

• Armenteros Vera, I. and Alfonso Sánchez, I., "Los gestores personales de bases de datos bibliográficas ". Wikilearning, 2006.http://www.wikilearning.com//[...]

• Torricella Morales, R. G., "Aplicación de la mapificación conceptual en la creación de bases de datos temáticas especializadas: estudio de caso". Info: Congreso Internacional de Información, Vol. 5, 2004. http://www.congreso-info.cu/UserFiles/File/Info/Info2004/Ponencias/106.pdf

Recursos de la Internet de gestores de referencias:

Citeulike
http://www.citeulike.org/

Connotea
http://www.connotea.org/

EndNote/EndNote Plus
http://www.niles.com/

Library Master
http://www.balboa-software.com/

Procite
http://www.procite.com/

Reference Manager
http://www.risinc.com/

Zotero
http://www.zotero.org/

Fuente: Esteban, Ignacio. Gestores de referencias bibliográficas: grandes aliados. En @bysnet.com. normativa y legislación. Madrid: Abysnet, 2009. [Recuperado el 20 de junio de 2012. Disponible en: http://www.absysnet.com/tema/tema66.html

ZOTERO

Zotero es una programa de código abierto para el navegador Firefox, que permite a los usuarios recolectar, administrar y citar investigaciones de todo tipo de orígenes del navegador. Es parcialmente una aplicación de administración de referencias, usada para administrar bibliografías y referencias al escribir ensayos y artículos. Su nombre proviene de la palabra albanesa zotëroj que significa "poseer/dominar". Su objetivo es reemplazar aplicaciones más tradicionales de administración de referencias, originalmente diseñadas para ajustarse a las demandas de la investigación offline.

Básicamente, la extensión está preparada para extraer información de las principales fuentes web de información bibliográfica, pudiendo guardar toda la información asociada: autores, título, captura de pantalla de la fuente bibliográfica, PDF con el artículo, etc. El programa es desarrollado por el Centro de Historia y Nuevos Medios (Center for History and New Media) de la Universidad de George Mason, es de código abierto y extensible, permitiendo a otros usuarios contribuir estilos de citas y traducciones de páginas y, de forma más general, cualquiera que esté construyendo herramientas digitales para investigadores puede expandir la plataforma.

Características más importantes de Zotero

• Captura automática de la información de las citas directamente de las páginas web.
• Posibilidad de guardar PDF, archivos, imágenes, links y páginas web completas.
• Permite anexar notas con la opción de autoguardar.
• Posee un sistema rápido de búsqueda de citas dentro de las colecciones.
• Posee un sistema de exportación con una lista de estilos que crece rápidamente.
• Integración con Microsoft Word y OpenOffice.
• Permite crear carpetas para distintas colecciones o trabajos.

¿Cómo Utilizar Zotero?

Hay que hacer una aclaración importante antes de seguir adelante. Solamente pueden utilizar Zotero aquellos usuarios que tienen instalado el navegador Firefox. Bajar de:  http://www.mozilla.org/es-ES/firefox/new/

Este programa es online, se integra en Firefox para poder grabar automáticamente las referencias que vamos obteniendo por Internet (no se integra en Explorer), y se integra en Word, para ir citando, de forma automática todas las referencias que hemos introducido en nuestra base de datos, y para crear la bibliografía a la que hace referencia el documento en el que trabajamos.

Otra ventaja de usar  Zotero, además, dispone de una red social basada en compartir bibliografía relacionada con temas específicos.

Entre a http://www.zotero.org/, y baje a su computador la opción más adecuada a sus necesidades. Consulta esta "Guía básica de Zotero", realizada por la Biblioteca de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Mayagues (UPR-RUM) en: www.uprm.edu/library/docs/.../zotero_guia4taEd.pdf 

Tutorial "Aprender Zotero versión 3.0 en diez pasos", realizado por Julio Alonso Arévalo, Biblioteca de la Universidad de Salamanca

http://www.slideshare.net/jalonsoarevalo/zotero-30-beta-2012